Permanence téléphonique : Comment la mettre en place ?
Les permanences téléphoniques sont des services de secrétariat externalisés qui répondent aux appels entrants d’une entreprise en son nom et selon ses consignes. Elles permettent de gérer efficacement le flux d’appels, de fournir des informations pertinentes aux interlocuteurs, et de ne rater aucune opportunité commerciale ou relationnelle. Dans cet article, nous allons voir quels sont les avantages d’une permanence téléphonique pour une entreprise, et comment choisir le prestataire le plus adapté à ses besoins.
Les avantages d’une permanence téléphonique pour une entreprise
Une permanence téléphonique présente de nombreux avantages pour une entreprise, qu’elle soit petite ou grande, qu’elle opère dans le secteur du B2B ou du B2C, qu’elle ait un standard interne ou non. Voici quelques-uns de ces avantages :
Optimiser l’accueil téléphonique
Une permanence téléphonique garantit une réponse professionnelle, personnalisée et rapide à tous les appels entrants, sans interruption ni saturation. Les appelants sont accueillis avec courtoisie et efficacité, et orientés vers le bon interlocuteur ou service. Cela renforce l’image de marque de l’entreprise et sa satisfaction client.
Gagner du temps et de la productivité
Une permanence téléphonique permet de déléguer la gestion des appels à des télésecrétaires qualifiées et formées aux spécificités de l’entreprise. Cela libère du temps et des ressources pour se concentrer sur le cœur de métier, les tâches à forte valeur ajoutée, et les projets stratégiques. Cela réduit également le stress et les interruptions liés aux appels incessants.
Réduire les coûts
Une permanence téléphonique représente un coût bien inférieur à celui d’un standard interne ou d’une embauche de personnel dédié. En effet, il n’y a pas de charges sociales, de frais de formation, de matériel ou de locaux à assumer. De plus, les tarifs sont généralement flexibles et adaptés au volume d’appels réellement traités.
S’adapter aux besoins
Une permanence téléphonique offre une grande souplesse et une personnalisation totale du service. L’entreprise peut choisir les horaires, les jours, les langues, les messages, les consignes, et les modes de transmission des informations selon ses besoins et ses préférences. Elle peut également moduler le service en fonction des périodes de forte ou faible activité.
Comment choisir une permanence téléphonique pour son entreprise ?
Il existe de nombreux prestataires de permanence téléphonique sur le marché, mais tous ne se valent pas en termes de qualité, de fiabilité, et de prix. Pour choisir la meilleure solution pour son entreprise, il faut prendre en compte plusieurs critères :
La localisation
Il est préférable de choisir un prestataire basé en France, qui maîtrise la langue et la culture du pays, et qui respecte la législation en vigueur. Cela évite les problèmes de compréhension, d’accent, ou de décalage horaire avec les appelants.
La certification
il est recommandé de vérifier que le prestataire dispose d’une certification reconnue qui atteste de la qualité de son service et de son respect des normes professionnelles. Par exemple, la certification AFNOR NF 345 est un gage de sérieux et de performance pour les services de relation client à distance.
La réputation
il est judicieux de consulter les avis des clients du prestataire sur internet ou sur les réseaux sociaux, afin d’évaluer son niveau de satisfaction, sa fidélité et sa confiance.
Vous l’aurez compris, mettre en place une permanence téléphonique à de nombreux avantages pour une entreprise, c’est pourquoi il est important de bien la choisir.